Servicios de planificación y promoción

• Identificación de las necesidades y determinación de la estructura organizativa, tareas y responsabilidades
• Selección de la sede más idónea.
• Elaboración y desarrollo de un plan de comunicación (promoción en webs, prensa, instituciones).
• Diseño, coordinación y producción de materiales (imagen, programas, anuncios, boletines, distintivos, certificados, rotulación).
• Creación y mantenimiento de la página web.
• Elaboración del mailing, envíos y seguimiento.
• Realización del informe final y cierre.

Servicios de secretaría técnica

• Control de inscripciones (registro en línea, atención a los participantes, confirmaciones, facturación y cobro, entrega de informes a la organización).
• Control y gestión de reservas de hotel.
• Tramitación de viajes para ponentes y miembros de los comités.
• Solicitud de créditos de formación continuada, reconocimiento de interés sanitario, tramitación de subvenciones.
• Elaboración de acreditaciones, certificados, tickets.

Patrocinio y exposición comercial

• Identificación y contacto con los posibles patrocinadores.
• Diseño del dossier de patrocinio.
• Coordinación de las necesidades de los patrocinadores.
• Organización y supervisión de las sesiones patrocinadas.
• Creación de un manual para los expositores.
• Diseño de un plano de exposición y asignación de los espacios.
• Coordinación de los servicios a los expositores durante la celebración del acto.
• Fidelización de patrocinios para futuras ediciones del congreso.
• Búsqueda de recursos y tramitación de subvenciones y ayudas oficiales.

Presupuesto y control financiero

• Elaboración del presupuesto detallado y de su seguimiento.
• Control de ingresos y gastos, pagos de facturas e impuestos.
• Actualizaciones regulares del estado de las cuentas.
• Preparación y presentación del balance final.

Servicios de secretaría científica

• Gestión de las comunicaciones: recepción, clasificación, confirmación, revisión y publicación.
• Apoyo al Comité Científico.
• Coordinación de los ponentes, recopilación de ponencias, tramitación de pago de honorarios.
• Coordinación del programa científico (planificación de las sesiones y producción del programa).

Servicios de secretaria in situ

• Montaje de las salas, equipos audiovisuales, área de acreditación, área de exposición comercial.
• Coordinación de los proveedores y servicios presupuestados (técnicos, recepcionistas, seguridad, limpieza,…).
• Atención a los ponentes, comités, asistentes y gestiones protocolarias.
• Acreditación y entrega de documentación.
• Supervisión del desarrollo correcto del programa.

Alojamientos

• Contratación de alojamientos (negociación de tarifas especiales y gestión de bloqueos hoteleros).
• Recepción y tramitación de boletines de reserva hotelera.
• Tramitación de cobros.
• Registro, emisión de facturas y envío de bonos de hotel.
• Gestión de nuevos alojamientos en sede.

Área social

• Propuesta y organización de actos sociales.
• Elaboración de programa social atractivo.
• Asesoramiento en tours y visitas turísticas a la ciudad.
• Elaboración de programa de acompañantes.
• Reportaje fotográfico y audiovisual del congreso.
• Creatividad e innovación en actividades y experiencias sociales.