Congresos
Ponemos a su disposición nuestra amplia experiencia en la planificación, la organización y la dirección de congresos, conferencias, seminarios, simposios, jornadas científicas, ferias y exposiciones, para ofrecerle la opción que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto de manera más eficiente y creativa, ofreciéndoles ideas innovadoras y la máxima calidad.
Servicios de planificación y promoción
- Identificación de las necesidades y determinación de la estructura organizativa, tareas y responsabilidades
- Selección de la sede más idónea.
- Elaboración y desarrollo de un plan de comunicación (promoción en webs, prensa, instituciones).
- Diseño, coordinación y producción de materiales (imagen, programas, anuncios, boletines, distintivos, certificados, rotulación).
- Creación y mantenimiento de la página web.
- Elaboración del mailing, envíos y seguimiento.
- Realización del informe final y cierre.
Servicios de secretaría técnica
- Control de inscripciones (registro en línea, atención a los participantes, confirmaciones, facturación y cobro, entrega de informes a la organización).
- Control y gestión de reservas de hotel.
- Tramitación de viajes para ponentes y miembros de los comités.
- Solicitud de créditos de formación continuada, reconocimiento de interés sanitario, tramitación de subvenciones.
- Elaboración de acreditaciones, certificados, tickets.
Patrocinio y exposición comercial
- Identificación y contacto con los posibles patrocinadores.
- Diseño del dossier de patrocinio.
- Coordinación de las necesidades de los patrocinadores.
- Organización y supervisión de las sesiones patrocinadas.
- Creación de un manual para los expositores.
- Diseño de un plano de exposición y asignación de los espacios.
- Coordinación de los servicios a los expositores durante la celebración del acto.
- Fidelización de patrocinios para futuras ediciones del congreso.
- Búsqueda de recursos y tramitación de subvenciones y ayudas oficiales.
Presupuesto y control financiero
- Elaboración del presupuesto detallado y de su seguimiento.
- Control de ingresos y gastos, pagos de facturas e impuestos.
- Actualizaciones regulares del estado de las cuentas.
- Preparación y presentación del balance final.
Servicios de secretaría científica
- Gestión de las comunicaciones: recepción, clasificación, confirmación, revisión y publicación.
- Apoyo al Comité Científico.
- Coordinación de los ponentes, recopilación de ponencias, tramitación de pago de honorarios.
- Coordinación del programa científico (planificación de las sesiones y producción del programa).
Servicios de secretaria in situ
- Montaje de las salas, equipos audiovisuales, área de acreditación, área de exposición comercial.
- Coordinación de los proveedores y servicios presupuestados (técnicos, recepcionistas, seguridad, limpieza,…).
- Atención a los ponentes, comités, asistentes y gestiones protocolarias.
- Acreditación y entrega de documentación.
- Supervisión del desarrollo correcto del programa.
Alojamientos
- Contratación de alojamientos (negociación de tarifas especiales y gestión de bloqueos hoteleros).
- Recepción y tramitación de boletines de reserva hotelera.
- Tramitación de cobros.
- Registro, emisión de facturas y envío de bonos de hotel.
- Gestión de nuevos alojamientos en sede.
Área social
- Propuesta y organización de actos sociales.
- Elaboración de programa social atractivo.
- Asesoramiento en tours y visitas turísticas a la ciudad.
- Elaboración de programa de acompañantes.
- Reportaje fotográfico y audiovisual del congreso.
- Creatividad e innovación en actividades y experiencias sociales.